การจัดการเวลาด้วย Topdown System

ผมเชื่อว่าหลายๆ คนเคยรู้สึกถึงความแน่นของตารางงาน ตารางเรียน กิจกรรมต่างๆ หรือแม้แต่การมีอะไรมาแทรก ทำให้เราไม่สามารถทำตามสิ่งที่เราวางแผนไว้ได้

ผมเคยเป็นหนึ่งในคนที่รู้สึกแบบนั้น และก็เริ่มศึกษาเรื่องการบริหารเวลา ซึ่งเป็นหัวใจของ Productivity อย่างจริงจัง ทำให้ผมได้ค้นพบทริก และวิธีการมากมาย เพื่อให้เราจัดการเวลาของตัวเองได้อย่างไม่น่าเชื่อ ทั้งหมดมีอยู่หลายวิธีและสามารถเอามาประยุกต์ใช้ได้ แต่นี่คือสิ่งที่ผมเลือกและคิดว่าลงตัวที่สุดวิธีหนึ่ง ซึ่งผมเรียกวิธีนี้ว่า The Topdown System

The Topdown System คืออะไร

Topdown มาจากวิธีการวิเคราะห์หุ้นที่ใช้ Timeframe ใหญ่หรือเวลานานก่อน และลงลึกเพื่อดูใน Timeframe เล็กหรือเวลาที่ละเอียด Topdown System คือหลักการเดียวกันแต่ใช้กับการบริหารเวลา

ส่วนประกอบของ Topdown System

วิธีการนี้ประกอบด้วย 3 ส่วน นั่นคือ Ideal Year, Ideal Week และ Ideal Day

Ideal นั้นแปลง่ายๆ ในหลัการนี้คือ หากไม่มีอะไรผิดพลาด วัน เดือน หรือปีของคุณจะเป็นอย่างไร

วิธีการใช้ Topdown System

อย่างแรกที่ผมทำนั่นก็คือการสร้าง Google Sheet ที่ชื่อ "Ideal Year (ปี)" ซึ่งเป็นที่ที่ผมจะใส่ว่าในแต่ละวันของเดือน ผมจะทำอะไร ซึ่งจะเป็นหลักการที่เรียกว่า Highlight หรือสิ่งที่สำคัญที่สุดของวันนั้นๆ

ต่อมาจะเป็นในส่วนของ ideal Week ซึ่งคือการที่เรา Block เวลาลงไปว่า หากไม่มีอะไรผิดพลาด สัปดาห์นี้เราจะทำอะไรบ้าง เวลาไหนบ้าง ซึ่งเราจะต้องเว้นที่หรือทำให้เรามีความยืดหยุ่นที่สามารถแทรกสิ่งต่างๆ ที่จะเข้ามาในชีวิตเรา เช่น งานด่วน กินข้าวกับครอบครัว การใช้เวลาร่วมกับคนอื่น หรือแม้กระทั่งปาร์ตี้เป็นบางครั้ง

ideal week ไม่ใช่การที่เราต้องทำตามโดยห้ามผิดพลาด แต่เป็นแนวทางในการทำให้ตัวเองไปสู่เป้าหมายและให้เวลากับตัวเองได้โดยมีความยืดหยุ่น

สังเกตว่าการที่ผม Block เวลาเป็นกล่องๆ ทำให้ผมสามารถโยกย้ายเวลามาแทน หรือสลับกันได้ ทำให้หากผมต้องทำอย่างอื่นก่อนในวันนั้นๆ ผมก็สามารถทำได้ หรือหากผมต้องทำสิ่งอื่นที่เข้ามากระทันหัน เช่น มีงานอีเวนท์ด่วน หรือมีการนัดรวมญาติ ผมก็สามารถเปลี่ยน Block หนึ่งหรือหลาย Block ให้เป็นสิ่งนั้นๆ ที่ผมต้องทำได้โดยที่ไม่กระทบส่วนอื่น

และส่วนสุดท้ายนั่นก็คือ Ideal day ซึ่งเป็นส่วนที่ง่าย แต่ละเอียดที่สุดในขั้นตอนนี้ ซึ่งสิ่งที่ผมใช้นั่นก็คือ Calendar และ To-do list ครับ สำหรับ To-do list ก็ไม่มีอะไรซับซ้อนนั่นก็คือ จดทุกสิ่งที่ต้องทำลงไป ไม่ว่าใครจะชอบทำในแอป หรือกระดาษก็ใช้ได้เหมือนกันครับ ส่วน Calendar สิ่งที่ต้องทำก็คือการเปลี่ยน idea week ให้เป็น Actual week ที่มีสิ่งที่ต้องทำในสัปดาห์นั้นๆ ซึ่งอาจะไม่ตรงกับ ideal week แต่นั้นคือเหตุผลที่เราต้องมีขั้นตอนนี้ครับ เพราะไม่มีใครสามารถทำตาม ideal week ตัวเองได้ 100% แน่นอน

และนี่ก็เป็นตัวอย่างของ Actual Calendar ของผมครับ

บางทีผมก็มีการ stack สิ่งที่ทำพร้อมกันได้ลงพร้อมกัน หรืออาจจะมีที่ว่างเพื่อความยืดหยุ่นบ้าง ซึ่งเมื่อประกอบกับ To-do list ก็คือ ideal day ของผมนั่นเองครับ

และทั้งหมดนี้ก็คือ The Topdown System ที่ผมใช้ในการบริหารเวลาชีวิตของผมนั่นเองครับ ทั้งหมดนี้เป็นวิธีที่ผมลองแล้วว่าได้ผล มันอาจจะใช้เวลาในการทำเล็กน้อย แต่ถ้าทำครั้งแรกแล้วทุกอย่างก็จะง่ายและเร็วมากครับ

การใช้วิธีที่ถูก และได้ผลก็สำคัญ แต่เป็นส่วนหนึ่งของการบริหารเวลาที่ดีเท่านั้นครับ สิ่งที่สำคัญกว่าคือการมีวินัย และทำตามแผนที่วางไว้ ผมเชื่อว่าทุกคนทำได้ สู้ๆ และเจอกันในบล็อกต่อไปครับ

Read Next